E-Rechnungspflicht ab 2025 im B2B-Bereich – neue gesetzliche Verpflichtungen für Unternehmer, Vermieter und Vereine
Einleitung
E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, welche in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden. Der neue Standard ermöglicht eine effiziente und fehlerfreie Datenverarbeitung, die systemübergreifend funktioniert, dadurch wird ein nahtloser digitaler Ablauf von der Rechnungserstellung bis zur Begleichung der Rechnungsbeträge ermöglicht.
Ihre Vorteile
Reduktion von Eingabefehlern
Vereinfachung der Archivierung
Kein Papierverbrauch
Zeitersparnis, da elektronische Rechnungen teilweise sogar automatisch erstellt werden können
Platzersparnis, da E-Rechnungen als digitale Rechnungen verfügbar sind
Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten
Senkung von Materialkosten
Schnellerer Bezahlprozess durch raschere Durchlaufzeiten
Übergangsvorschriften
Datev Auftragswesen next für das erstellen und versenden der E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung enthält die Rechnungsangaben in einer XML-Datei. Diese können von dem empfangenden Programm automatisiert eingelesen und weiterverarbeitet werden. Der manuelle Erfassungsaufwand entfällt dadurch. Durch eine Neuregelung im Umsatzsteuergesetz müssen E-Rechnungen den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen.
Welchen Vorteil bietet die E-Rechnung meinem Unternehmen?
Die E-Rechnung bietet viele Vorteile für alle Beteiligten. Durch das automatisierte Verfahren haben Sie einen geringeren Zeitaufwand, auch weil weniger Fehler entstehen. Gleichzeitig sind Kosteneinsparungen möglich, durch den Wegfall von Kosten für Druck, Porto und Versand. Da diverse Rechnungsdaten digital verfügbar sind, profitieren alle im Unternehmen von mehr Daten-Transparenz, was auch die Buchführung bis hin zum Jahresabschluss vereinfacht.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen, die Waren oder Leistungen an andere im Inland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen, d.h. es geht nur um Business-to-Business-Umsätze bei Geschäften von einem Unternehmen zu einem anderen Unternehmen.
Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrkarten, sowie steuerfreie Lieferungen bzw. Leistungen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Was ist mit Vermietern oder Kleinunternehmern?
Auch Vermieter und Kleinunternehmer müssen die Voraussetzungen für dem Empfang von E-Rechnungen erfüllen, auch wenn Sie keine Leistungen an andere Unternehmer erbringen, also selber keine E-Rechnungen ausstellen müssen.
Welche Unterschiede gibt es in den Rechnungsformaten?
Die Formate ZUGFeRD und X-Rechnung entsprechen der Norm EN 16931. Die X-Rechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung enthält, müssen die Inhalte für die Anwender visualisiert werden z.B. mit der empfangenden Software. Das Hybridformat ZUGFeRD besteht aus Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei.
Was muss ab dem 01.01.2025 von Unternehmen umgesetzt werden und welche Rechnungsmerkmale müssen eingehalten werden?
Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmer Rechnungen von anderen empfangen können dafür genügt bereits die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs.
Pflichtangaben einer E-Rechnung sind analog zu herkömmlichen Rechnungen nach §14 Abs. 4 UStG zu machen. Die Anforderungen müssen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen, sodass die Rechnungen maschinell lesbar sind. Ein Format, das für das menschliche Auge lesbar ist, ist nicht zwingend erforderlich
Was passiert, wenn die E-Rechnung nicht empfangen werden kann oder verweigert wird?
Der Rechnungsempfänger hat kein Anrecht auf die Aufstellung einer sonstigen Rechnung und mangels einer Rechnung auch kein Recht auf Vorsteuerabzug.
Wie sind E-Rechnungen aufzubewahren?
Für die Aufbewahrungspflicht von E-Rechnungen gelten dieselben Fristen wie für herkömmliche Rechnungen. Es genügt eine revisionssichere Archivierung des strukturierten Teils der E-Rechnung.
Wie sind Barverkaufsrechnungen über der Kleinbetragsgrenze von 250,00 € zu behandeln?
Hierzu gibt es zum aktuellen Zeitpunkt noch keine klare Antwort. Weiteres wird folgen.
Welche Übergangsregelungen gibt es?
Generell gilt die Pflicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025, für den Versand gelten Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027.
01.01.2025-31.12.2026
Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen können allerdings weiter versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.
01.01.2027-31.12.2027
Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € im Bereich Business-to-Business verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 € dürfen bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen versenden oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – ein anderes elektronisches Rechnungsformat verwenden.
01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.
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